החשבונית משמשת ככלי חיוב לתשלום והקבלה מאשרת את קבלתו. הבנת ההבדלים בין שני המסמכים תבטיח רישומים פיננסיים מדויקים, עמידה בדרישות חוקי המיסוי ובאבטחת עסקאות תקינות. במאמר שלפניכם נסביר מה הן חשבוניות ומהן קבלות, על השוני ביניהם ומהו המידע שחשוב שיהיה בכל אחד מהמסמכים הללו.
מהי חשבונית מס?
רק עוסק מורשה וחברה בע"מ מחויבים בהפקת חשבוניות מס. עוסק פטור מפיק רק קבלות ו/או חשבוניות עסקה, וזאת מאחר ואין העוסק הפטור יכול לקזז מע"מ שבלאו הכי איננו דורש.
על אותם שנדרשים להפיק חשבונית לדעת, כי יש להפיק חשבונית מס בכל עסקה מכל סוג, כולל עסקת ברטר (תשלום בסחורה או שירות בתמורה לסחורה או שירות).
חשבונית מס הינה מסמך רשמי ומחייב לתיעוד עסקה בין ספק השירות למקבל השירות. על ספק השירות להפיק את החשבונית לצורך דרישת התשלום המגיע לו עבור המוצר או השירות אותו סיפק. רק עם קבלת התשלום, מפיק ספק השירות קבלה בה רשום יהיה התגמול אותו קיבל.
כל חשבונית חייבת להיות ממוספרת ובעלת מספר עוקב משל עצמה והיא חייבת להיות בעלת עותק אחד או יותר. מכיוון שחשבוניות הן מסמכים עסקיים רשמיים, על גבי כל חשבונית מס חייבים להופיע הפרטים הבאים:
- שם העוסק,
- מספר עוסק מורשה,
- תאריך הנפקת החשבונית,
- מספרה העוקב,
- פירוט השירות או הסחורה שעבורה נדרש התשלום,
- מועד פירעון הסכום לתשלום,
- גובה המע"מ,
- הסכום הכולל,
- וחתימת מפיק החשבונית.
במקרים בהם מופקת החשבונית באמצעות תוכנה תתווסף חתימה דיגיטלית.
שוטף פלוס
לעתים נותנים עסקים אשראי ללקוחותיהם, מי לא מכיר את המושגים של שוטף פלוס מתי שהו?
במקרים שכאלה חייב ספק השירות לשלם את המע"מ על החשבונית שהפיק, למרות שטרם קיבל את תמורתה. מצבים שכאלה עלולים לגרום לקשיים בתזרים המזומנים אצל הספק.
על מנת להימנע מתשלום המע"מ לפני קבלת התשלום מן הלקוח, אך עדין לעמוד בדרישות החוק, ניתן להפיק חשבונית עסקה.
חשבונית עסקה
משמשת לצורך תיעוד העסקה שנעשתה בין שני צדדים. על גבי חשבונית העסקה יופיעו פרטי הסחורה או השירות שניתן, והיא מהווה דרישת תשלום, אך בניגוד לחשבונית המס, היא איננה מחייבת את נותן השירות בתשלום המיסים (ראו הסבר על מס הכנסה), אלא מהווה אישור עסקה שטרם שולמה תמורתה.
על גבי חשבונית עסקה צריכים להופיע הפרטים הבאים: שם העוסק, מספר עוסק, תאריך הוצאת חשבונית העסקה, אם ישנה תעודת משלוח יש לציין את מספרה, שם וכתובת הלקוח, תיאור השירות או הסחורה, כמות (במקרה והיא ברת מדידה) מחיר כל כמות וסיכום המחיר הכולל.
חשבונית מס קבלה
חשבונית מס קבלה מאחדת בין חשבונית המס לקבלה. על פי דרישת החוק, מחויב נותן השרות להפיק קבלה ללקוח מיד עם קבלת התשלום.
חשבונית המס או חשבונית העסקה הן שמתעדות את העסקה. במקרים בהם מתקבל התקבול מייד עם קבלת השירות או הסחורה, ניתן להפיק לו מסמך המאחד את חשבונית המס עם הקבלה.
מהי קבלה?
קבלה היא מסמך שמונפק מספק השירות או הסחורה ללקוח וזאת רק לאחר שהלקוח שילם עבור הסחורה או השירות שקיבל. הקבלה משמשת כהוכחת תשלום הן עבור ספק השירות והן עבור הלקוח. גם אם הלקוח משלם לספק את חובו בתשלומים, על נותן השירות להוציא קבלה על כל אחד מהתשלומים עם קבלתו.
כלומר, בכל פעם בו מתקבל תשלום מלקוח, גם אם הוא חלקי, תופק קבלה בהתאם לגובה התשלום. קבלות צריכות לכלול את פרטי העסק, תאריך הנפקת הקבלה, מספרה העוקב, הסכום שהתקבל, יתרת התשלום שנותרה (אם נותרה כזו) וחתימת מפיק הקבלה. במקרים בהם מופקת הקבלה באמצעות תוכנה תתווסף חתימה דיגיטלית.
לסיכום
החשבוניות והקבלות מופקות בשלבים שונים של הליך מתן השירות או המכירה. החשבוניות מופקות טרום תשלום, והקבלות עם קבלת התשלום. כלומר, מטרותיהן אינן זהות.
גם המידע על גבי כל אחד מהמסמכים יהיה מעט שונה כשעל החשבונית יופיע פירוט המוצרים או השירותים שנתנו, ועל גבי הקבלה הסכום שהתקבל ואם נותרה יתרה לתשלום.
מאמר זה הינו חלק מסדרת מאמרי הסבר על מושגי יסוד שונים מטעם משרד ראיית חשבון EA&CO CPA.