שיטות הרישום החשבונאיות
ככלל, קיימות שתי שיטות חשבונאיות לרישום פעולות כספיות במסגרת הנהלת החשבונות של עסק עצמאי: שיטה חד-צידית, "רגילה", ושיטה כפולה/דו-צידית.
הנהלת חשבונות החד-צידית
לפי שיטת הרישום להנהלת חשבונות חד-צידית, ספר הנהלת החשבונות של העסק מכיל רק שני סוגים של חשבונות: חשבון הכנסות (מכירות) וחשבון הוצאות (קניות). כל פעולה כספית של העסק לפי שיטה זו נרשמת רק פעם אחת בלבד, בחשבון אחד בלבד: חשבון ההוצאות או חשבון ההכנסות.
הנהלת חשבונות כפולה
לפי שיטת הרישום הכפולה, ספר הנהלת החשבונות של העסק מכיל ארבעה חשבונות עיקריים: הוצאות, הכנסות, נכסים, והתחייבויות, כאשר כל אחד מהם גם מחולק לתתי חשבונות. כלומר, השיטה הכפולה מכילה גם חשבונות של נכסים והתחייבויות, בנוסף לחשבונות ההכנסות וההוצאות שמכילה השיטה החד-צידית. כל פעולה כספית של העסק לפי שיטה זו נרשמת פעמיים, בו זמנית, בשני חשבונות נפרדים, ולכן היא נקראת "השיטה הכפולה". הרישום בחשבון אחד נעשה תחת צד חובה (כחיוב), בעוד הרישום בחשבון השני נעשה תחת צד זכות (כזיכוי). הסיכום של כל רישומי הזיכוי והסיכום של כל רישומי החיוב, בכל החשבונות השונים, צריכים להיות מאוזנים ושווים זה לזה.
יתרונות שיטת הרישום הכפולה
השיטה החד-צידית מספקת מידע חלקי בלבד אודות מצבו הפיננסי של העסק, מאחר שהיא משקפת רק שני אלמנטים שלו: הכנסות (מכירות) והוצאות (קניות) בלבד . לעומת זאת, שיטת הנהלת החשבונות הכפולה מספקת מידע מלא אודות מצבו הפיננסי של העסק, מאחר שבנוסף למידע על ההכנסות והוצאות העסק, היא מספקת מידע גם על הנכסים וההתחייבויות של העסק (שגדלו או קטנו כתוצאה מהפעולות הכספיות של העסק), דבר שחשוב לגורמים שונים, כגון בנקים, ספקים, משקיעים, ועוד.
בנוסף, רק באמצעות השיטה הכפולה ניתן להפיק שני סוגים של דו"חות כספיים: דו"ח מאזן ודו"ח רווח והפסד. השיטה הכפולה אמנם יותר יקרה מהשיטה החד-צידית, מאחר שהיא שיטה הרבה יותר מורכבת, ומצריכה על כן הרבה יותר ידע, מיומנות, ומשאבים. אולם, מצד שני, היא גם השיטה היותר נכונה ואמינה מביניהן, מאחר שהרישום הכפול לא רק מספק הרבה יותר מידע מפורט אודות מצבו הכספי של העסק, אלא גם מונע טעויות ותקלות, ומסייע לגלות אי סדרים בעסק.
חובת ניהול פנקסי חשבונות
לפי החוק בארץ, כל בעל עסק עצמאי חייב לנהל פנקסי חשבונות בהתאם להוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), תשל"ג-1973 ובמשולב עם תקנות מע"מ (ניהול פנקסי חשבונות), תשל"ו-1976. הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), תשל"ג-1973 גם קובעות באיזו שיטת רישום חשבונאית - כפולה או חד-צידית - על העסק להשתמש לצורך ניהול פנקסי החשבונות שלו: חברות בע"מ, וכן עוסקים מורשים גדולים יחסית, בעלי מחזורי הכנסות מעל תקרות מסויימות או מעסיקי עובדים מעל מספר מסויים, מחוייבים לבצע את הנהלת החשבונות שלהם לפי השיטה הכפולה, בעוד עוסקים מורשים קטנים צריכים לבצע את הנהלת החשבונות שלהם לפי השיטה החד-צידית, "הרגילה".
בנוסף, הן גם קובעות את אופן ניהול פנקסי החשבונות לגבי בעלי מקצועות ספציפיים, כגון רופאים, חקלאיים, סוחרי רכב, בעלי בתי ספר לנהיגה, בעלי תחנות דלק, בעלי מקצועות חופשיים כגון עו"ד, רו"ח, אדריכלים, ועוד. ככלל, במסגרת הנהלת החשבונות של העסק, יש לבצע רישום של כל הפעולות הכספיות שהתבצעו בעסק, באמצעות קבלת תשלומים או ביצוע תשלומים. לפיכך, יש לרשום כל חשבונית שיש להוציא ללקוחות העסק (חשבונית מס לעוסק מורשה או חשבונית רגילה לעוסק פטור); כל קבלה שיש לתת ללקוחות העסק בגין כל סכום שנגבה מהם בפועל, וזאת בהתאם לצורת התשלום של הלקוח (מזומן, צ'ק, צ'ק דחוי, מקדמה על החשבון, כרטיס אשראי, וכיו"ב); וכן יש לרשום כל שינוי במלאי של העסק (ככל שיש כזה). אופן ניהול החשבונות הינו אחיד, ומבוצע לפי תקנים חשבונאים מקובלים, בנוסף להוראות החוק, הפסיקה, והנחיות רשות המסים.
כיצד מתבצע רישום לפי הנהלת חשבונות כפולה?
ספר החשבונות כולל מספר סוגים של חשבונות עיקריים, שמכונים גם כרטיסים או כרטיסיות. לכל חשבון יש שם, ובדרך כלל גם מספר סידורי. ספר חשבונות שמנוהל לפי השיטה החד-צידית כולל שני חשבונות בלבד: חשבון הכנסות וחשבון הוצאות. כלומר, מדובר בשיטת רישום פשוטה ובסיסית ביותר, אשר מציגה רק את הערך הכספי של פעולות קנייה (הוצאות) ומכירה (הכנסות) שעושה העסק. ספר חשבונות שמנוהל לפי השיטה הכפולה כולל את החשבונות הבאים: נכסים, התחייבויות, הכנסות, והוצאות, שגם מחולקים לתתי-חשבונות, וזאת כמפורט להלן:
- נכסים. רכוש שעומד לרשות העסק וביכולתו להביא לעסק תועלת כלכלית בעתיד באמצעות מימושו. כולל רכוש שוטף – לקוחות, שיקים לגבייה, מזומנים (בבנקים, קופה קטנה), מלאי; רכוש קבוע - קרקע, ציוד ומכונות, כלי רכב; נכסים בלתי מוחשיים – מוניטין, פטנטים, ועוד.
- התחייבויות. סכומים שהעסק חייב למקורות מימון חיצוניים של העסק. כוללים אשראי בנקאי (חשבון משיכת יתר מבנק, הלוואות מבנק לטווח ארוך); ספקים; חשבון הלוואות לזמן ארוך, ועוד.
- הכנסות. סכומים שמתקבלים בעסק הודות למכירת מוצרים, מתן שירותים, הכנסות משכירות, וכדומה.
- הוצאות. תשלומים ששולמו על ידי העסק עבור הוצאות ששימשו באופן ישיר או עקיף ליצירת ההכנסות שלו. כוללים הוצאות חשמל, מים, טלפון, רכישת סחורה, פרסום, מימון (עמלות בנק, ריבית רבעונית בבנק, ריבית הלוואה, ריבית מס הכנסה), ועוד.
- הון עצמי. רלוונטי לחברות בע"מ, וכולל הון מניות, אג"ח, עודפים (קרי, רווחים שלא חולקו).
חלוקת החשבונות שלעיל מאפשרת להוציא לעסק את דו"ח המאזן, כשהוא מחולק לצד נכסים, וצד התחייבויות והון עצמי. לפי השיטה הכפולה, לכל פעולה כספית של העסק יש שני צדדים: צד מקבל וצד נותן. הצד המקבל יירשם לפי ערך חובה (רישום חיוב), ואילו הצד הנותן יירשם לפי ערך זכות (רישום זיכוי). בהתאם לכך, יש לרשום כל תנועה חשבונאית של העסק פעמיים, בשני חשבונות שונים, כאשר בחשבון אחד יירשם זיכוי, בעוד בחשבון השני יירשם חיוב. לפני רישום של כל פעולה כספית שבוצעה בעסק, יש לקבוע את שני החשבונות שבהם היא תירשם, ואת אופן הרישום בחשבונות הללו, כחובה או כזכות, וזאת לפי אופי הפעולה הכספית שבוצעה וסיווג החשבונות. כל פעולה שנרשמת בחשבון מסוים, כזכות או חובה, גורמת לשינוי בערכו הכספי של החשבון, באופן לפיו הוא יגדל או יקטן.
ככלל, כל תשלומי ההוצאות של העסק יירשמו בחובה, בעוד כל ההכנסות של העסק יירשמו בזכות. לדוגמא:
רכישת סחורה מספקים
- רכישת סחורה במזומן: חשבון קניות סחורה (חובה) + חשבון קופה (זכות).
- רכישת סחורה באשראי: חשבון קניות סחורה (חובה) + חשבון ספקים זכאים (זכות).
- רכישת סחורה בשיק רגיל: חשבון קניות סחורה (חובה) + חשבון עו"ש בנק (זכות).
- רכישת סחורה בשיק דחוי: חשבון קניות סחורה (חובה) + חשבון שיקים לפירעון (זכות).
מכירת סחורה ללקוחות
- מכירת סחורה במזומן: חשבון קופה (חובה) + חשבון מכירות סחורה (זכות).
- מכירת סחורה באשראי: חשבון לקוחות חייבים (חובה) + חשבון מכירות סחורה (זכות).
- מכירת סחורה בשיק רגיל: חשבון קופה (חובה) + חשבון מכירות סחורה (זכות).
- מכירת סחורה בשיק דחוי: חשבון שיקים לקבל (חובה) + חשבון מכירות סחורה (זכות).
התייעצו עם משרדנו
ברוכים הבאים לפירמת רו"ח EA&Co. CPA, בחיפושכם אחר שירותי הנהלת חשבונות כפולה, אנו מזמינים אתכם ואתכן להתייעץ עם נציגינו ולקבל שירות המותאם אישית לצרכי בית העסק. בכל שאלה והתייעצות, ניתן להשאיר לנו פניה באתר, לכתוב לנו בוואטסאפ או ליצור עמנו קשר טלפוני ישיר.