פתיחת עסק עצמאי – מדריך מנקודת מבט של רו״ח

פתיחת עסק עצמאי מלווה לרוב בהתלהבות ואופטימיות, אולם כדי להבטיח באמת את הצלחתו וקיומו לאורך זמן, חשוב להבין שמדובר בתהליך מורכב שכולל שלבים שונים שחיוני להיערך אליהם מראש, בבחינת "סוף מעשה במחשבה תחילה".

user-line
calendar-line
הקמת חברה

בכל השלבים הללו מומלץ להיעזר ביועץ מקצועי, ובמיוחד רו"ח שבקי ומנוסה בליווי פתיחת עסקים עצמאיים, כדי להגביר את סיכויי הצלחתו של העסק ולהפכו לעסק יציב ורווחי, וזאת כפי שיוסבר להלן.

בדיקת היתכנות כלכלית

בשלב הראשון חשוב לערוך בדיקת היתכנות כלכלית על מנת לברר האם המדובר בעסק משתלם ובר קיימא. כלומר, האם המדובר בעסק שאכן יכול לייצר הכנסות ורווחים לאורך זמן, דבר שכידוע מהווה תנאי בסיסי להצלחת העסק. מדובר בשלב קריטי שחשוב מאד שלא לדלג עליו, מאחר שבכוחו לקבוע האם יש טעם בכלל להשקיע בפתיחת העסק, או שמא עדיף לוותר עליו, או אולי לבחור עסק אחר.

לשם כך יש להגדיר את מטרת העסק ואופיו, לבצע ניתוח שוק, ולבדוק היבטים שונים, בהם: מי קהל היעד של העסק, קרי, למי בעצם מוכרים את המוצר או השירות שהעסק נועד לספק; האם יש לו מתחרים בשוק וכיצד ניתן לייחד את העסק אל מול המתחרים שלו; מהן אסטרטגיות השיווק שמתאימות לעסק, לרבות ברשתות החברתיות; מהם הציוד וחומרים שנדרשים לצורך הפעלת העסק; האם ניתן להפעיל את העסק מהבית או שצריך לשכור לו משרד או חנות, ועוד.

מבחינה פיננסית, חשוב כמובן להעריך באופן ריאלי ככל הניתן את היקף ההוצאות וההכנסות הצפויות של העסק, ולבחון את סוגיית מימון העסק. יש לבדוק האם צריך להשקיע הון ראשוני משמעותי בפתיחת העסק, האם יש לבעל העסק מספיק הון עצמי משלו, או שעליו לגייס הון ממקורבים (משפחה/חברים), ליטול הלוואה מהבנק (לרבות הלוואה בערבות מדינה), או להכניס שותף לעסק שיזרים לו כסף משלו, וכיו"ב. בכל העניינים הללו ניתן וכדאי להתייעץ עם רו"ח.

ככל שהגעתם למסקנה לפיה קיימת היתכנות כלכלית לעסק וכדאי להשקיע בהקמתו, מומלץ להשקיע בהכנת תוכנית עסקית, במיוחד כשמדובר בעסק מורכב במיוחד, שמצריך שלבים רבים והשקעה כספית משמעותית לשם הקמתו. מבנה התוכנית העסקית כולל בדרך כלל תמצית מנהלים; תיאור העסק; חזון, ערכים, ומטרות; סקירת היזמים/מבנה ההנהלה; תיאור המוצר/השירות/הטכנולוגיה, תוך הגדרת התועלת שלו ללקוח ויתרונותיו אל מול המתחרים; קהל היעד; ניתוח השוק; אסטרטגית שיווק ומכירות; תכנון פיננסי ותחזית מכירות. התוכנית העסקית תשמש כתוכנית עבודה מסודרת לבניית העסק, וגם תשרת את העסק לצורך גיוס הון ממשקיעים חיצוניים ו/או בעת הגשת בקשה לקבלת אשראי מהבנק, כפי שיוסבר בהמשך הדברים להלן.

קביעת אופן רישום העסק ברשויות המס

ככל שהגעת למסקנה לפיה סיכוייו של העסק שלך להצליח הינם חיוביים ושכדאי להקימו, יש לפנות לשלב הבא ולהחליט על אופן רישום העסק ברשויות המס. בעניין זה קיימים שלושה סטאטוסים שונים לרישום: עוסק פטור (שבעבר נקרא 'עוסק זעיר'), עוסק מורשה, או חברה בע"מ.

לכל סטאטוס יש את המאפיינים, היתרונות והחסרונות משלו, כך שהתשובה לשאלה תחת איזה סטאטוס כדאי להירשם תלויה בנסיבות הספציפיות של כל מקרה לגופו, ועל כן גם בעניין זה מומלץ להתייעץ עם רו"ח. כדי לתת תמונה כללית, נסביר שהעוסק הפטור אינו צריך לגבות מע"מ מלקוחותיו, אולם הוא גם מנוע מלקזז מהוצאותיו העסקיות את המע"מ שהוא עצמו משלם לספקים שלו ("מס תשומות"). בנוסף, הוא גם פטור מלהגיש דו"חות חודשיים לרשויות מע"מ, ומחוייב להגיש להן רק דו"ח שנתי. לעומת זאת, העוסק המורשה חייב לגבות

מע"מ מלקוחותיו, אך הוא גם הוא רשאי לקזז מהוצאותיו העסקיות את המע"מ שהוא עצמו משלם לספקים שלו, בנוסף עליו גם להגיש דו"חות חודשיים למע"מ, וזאת מדי חודש או חודשיים. סיווג העוסק כפטור או מורשה מותנה בהיקף המחזור השנתי שלו. נכון לשנת 2022, בעל מחזור שנתי של עד 102,292 ₪ יוגדר כעוסק פטור, ומעל תקרה זו יוגדר כעוסק מורשה. עם זאת, חשוב להיות מודע לכך שישנה רשימת בעלי מקצוע מסויימים שבכל מקרה חייבים להירשם במע"מ כעוסק מורשה, ללא תלות בהיקף המחזור השנתי שלהם, ובהם עו"ד, רו"ח, רופא, ועוד.

ההבדל העיקרי בין עוסק פטור/מורשה לחברה בע"מ מתבטא בהפרדת האישיות המשפטית של החברה מזו של בעל העסק (בעל המניות), דבר שמעניק לו הגנה משפטית מפני תביעות בגין חובות והתחייבויות של החברה, אולם יש לקחת בחשבון שהקמת החברה ותפעולה כרוכה בהוצאות בלתי מבוטלות - לרבות בשל החובה לנהל הנהלת חשבונות כפולה ולהגיש דו"חות שנתיים מבוקרים ע"י רו"ח - שלא בהכרח משתלמות לעסק קטן בראשית דרכו.

פתיחת תיקים ברשויות המס

מבחינה חוקית, לא ניתן להתחיל בפעילות העסק ולגבות כספים מלקוחות ללא פתיחת תיקים ודיווח על הפעילות הצפויה של העסק לרשויות המס, וזאת גם כשמדובר בהכנסות נמוכות. לפיכך, משהתקבלה ההחלטה על אופן רישום העסק ברשויות המס (עוסק פטור, עוסק מורשה, או חברה בע"מ, כפי שהוסבר לעיל), יש לפתוח את התיקים ברשויות המס, כשגם לעניין זה ניתן להיעזר ברו"ח. בתחילה יש לפתוח תיק לעסק ברשויות מע"מ, באמצעות הגשת טופס 821 (לעוסק פטור/מורשה) או טופס 821 משולב עם 821א (לחברה בע"מ) ומסמכים נוספים שכוללים צילום תעודת זהות, חוזה שכירות/רכישה של מקום העסק, ועוד.

לאחר מכן יש לפתוח לעסק תיק ברשויות מס הכנסה, בעיקר באמצעות הגשת טופס 5329 (לעוסק פטור/מורשה) או טופס 4436 (לחברה בע"מ). אם מדובר בעסק שמתכוון להעסיק עובדים שכירים, ולשלם להם משכורת שמחוייבת בניכוי מס במקור, יש לפתוח עבורם גם תיק ניכויים במס הכנסה. ולבסוף יש לפתוח תיק במוסד לביטוח לאומי, לצורך תשלום דמי הביטוח הלאומי. ככל שנפתח לעסק גם תיק ניכויים במס הכנסה, המוסד לביטוח לאומי מושך אליו באופן אוטומטי את פרטי תיק הניכויים הנ"ל, ופותח גם אצלו תיק ניכויים עבור תשלום דמי הביטוח הלאומי של עובדי העסק.

פתיחת חשבון בנק לעסק

ככלל, עוסקים פטורים ומורשים אינם חייבים לפתוח חשבון בנק נפרד לעסק שלהם, להבדיל מחברה בע"מ שמחוייבת לפתוח חשבון בנק עסקי משלה. "חשבון בנק עסקי", שמוגדר ככזה על ידי הבנק, הינו חשבון בנק שמיועד אך ורק לעסקים. מדובר בחשבון שמכיל אפשרויות נוספות מעבר לאפשרויות הרגילות שיש בחשבון בנק פרטי, אשר עוזרות לנהל את כספי העסק ותזרים המזומנים שלו, כגון הגדלת מסגרת האשראי, ניכיון צ'קים ותשלומי אשראי, פקטורינג (קבלת אשראי על סמך חובות של הלקוחות), ועוד.

עם זאת, גם עוסקים פטורים או מורשים שמעוניינים להפריד בין ההכנסות וההוצאות של העסק שלהם לבין הכספים האישיים שלהם, יכולים לפתוח חשבון בנק נפרד לעסק שלהם, אם כי יש לעדכן את רשויות המס אודותיו. נוכח העמלות הגבוהות יותר שנגבות עבור ניהול חשבון בנק עסקי, ניתן לפתוח לעסק חשבון בנק פרטי נוסף במקום חשבון שמוגדר בבנק כ-"חשבון עסקי", ובכך לחסוך בגובה תשלום העמלות. השאלה האם כדאי לעוסק פטור/מורשה לפתוח חשבון בנק נפרד לעסק שלהם, להבדיל מחשבון הבנק הפרטי-אישי שלו, תלויה בכל מיני גורמים, ובעיקר בהיקף מחזור ההכנסות שצפוי לעסק, והאם נפח העסקאות והתנועות בחשבון הבנק צפוי להיות משמעותי כדי להצדיק את ההפרדה.

היתרונות העיקריים של פתיחת חשבון בנק נפרד לעסק הינם סדר, ארגון, וקלות מעקב אחר המצב הפיננסי של העסק, ללא צורך ביצירת הפרדה בין הכנסות והוצאות העסק לאלו של משק הבית שלכם, ותוך חיסכון ניכר בזמן ובמשאבים שמוקדשים ליצירת הפרדה זו. הדבר מומלץ במיוחד כאשר חשבון הבנק האישי שלכם משותף עם בן/בת הזוג. בנוסף, גם הוצאות ניהול החשבון, ובמקרים מסויימים גם הוצאות הריבית שלו, מהווים הוצאה מוכרת של העסק לצרכי החבות במס.

תהליך קבלת אשראי מהבנק לעסק

ככל שמדובר בעסק שזקוק לקבלת אשראי מהבנק, חשוב להיות מודע לכך שמדובר בתהליך שאינו פשוט, הואיל והבנק לא ימהר לתת אשראי מבלי לבדוק את רמת הסיכון שכרוכה בכך מבחינתו. במסגרת תהליך בדיקת בקשת האשראי, הבנק יבחן את בעל העסק, בדגש על אמינותו, ניסיונו המקצועי, מקורות המימון הקיימים שלו, דירוג האשראי, יכולות ההחזר, קיום הלוואות נוספות בעבר, והביטחונות שבאפשרותו לתת.

לשם כך בעל העסק יידרש להמציא לבנק נתונים ומסמכים ושונים - לרבות התוכנית העסקית שהוזכרה לעיל - ולערוך פגישה עם נציגי הבנק שבה יהיה עליו לענות על שאלות שונות לגבי מצב העסק והסיכונים שכרוכים בהפעלתו. לפיכך, מומלץ להיערך לכך היטב ולהתכונן מראש כדי להבטיח את סיכויי קבלת הבקשה למתן אשראי מהבנק, לרבות באמצעות רו"ח שמכיר את השפה הבנקאית-עסקית, ואשר יוכל לסייע לכם, בעיקר לגבי הצגת הנתונים הפיננסיים הקיימים והצפויים של העסק.