נוהל ספירת מלאי

בהתאם לסעיף 26 להוראות ניהול ספרים, הוראות מס הכנסה (ניהול פנקסי חשבונות), תשל"ג-1973, "כל נישום (בעל עסק) חייב לערוך (לעשות) רשימת מלאי המצוי ליום מאזן (ליום 31.12.20XX כל שנה) של כל הטובין (הסחורה) בבעלותו או ברשותו (אצלו בעסק), לרבות הטובין השייכים לאחרים" (על זה נרחיב בהמשך).

user-line
calendar-line
עוסק פטור
  • אחרי ספירת מלאי בעלי עסקים מגלים חוסרים וגניבות במידה והיו. תחשבו על מצב שעסקים לא עושים ספירת מלאי מספר שנים ורק אחרי מספר שנים מגלים שהיו גניבות מבינים שצריך לבדוק את הנושא הזה לעומק ולטפל בהתאם. זה המצב סביר, יש כאלה שבכלל לא עושים ספירת מלאי עשרות שנים וסכומי גניבות מלאי עולים מאות אלפי שקלים.
  • במהלך ספירת מלאי עסקים מגלים שקיימים מלאי מת ומלאי איטי, וזה זמן טוב על מנת לטפל בהתאם בנושא ולפנות מקום לסחורה בריאה. כאשר מגלים, קיים סיכון שמלאי איטי יהפוך למלאי מת.
  • לקבל תמונה כללית של מצב המלאי באופן כללי, מבחינה שלמותו של המלאי, וזמינותו למכירה מיידית ותוקף השימוש.
  • לאחר ספירת מלאי, עסקים מגיעים לרווחים אמיתיים כאשר יכולים באופן מדויק לדעת אחוזי רווחיות בעסק, אם זה רווח גולי לפני הוצאות כלליות, או אחוז רווח תפעולי לאחר הוצאות כלליות, ולבסוף לאחוז רווח הנקי.

1.איזה עסקים פטורים מספירת מלאי?

  • עסקים נותני שירות בלבד
  • עסקים עם מלאי לא מהותי ולא עולה על 8,000 ש"ח
  • עסקים קמעונאים מסוימים
  • עסקים בעלי מקצועות חופשיים
  • עסקים מנהלים מלאי תמידי במקרים מסוימים

2.מה נכלל בספירת מלאי?

  • מלאי בבעלותכם וברשותכם (טובין או סחורות שלכם במחסנים שלכם)
  • מלאי לא בבעלותכם וברשותכם (טובין או סחורות לא שלכם במחסניכם למשל מלאי שהוזמן וטרם סופק)
  • מלאי בבעלותכם ולא ברשותכם (טובין או סחורות שלכם לא במחסניכם - מלאי במחסני ערובה, בדרך, מכס)
  • חומרי אריזה
  • חומרי גלם - ליצרנים
  • חומר מלאי בעיבוד - ליצרנים
  • מוצרים מוגמרים - בנוסף ליצרנים

3.איזה נתונים חשובים בספירת מלאי?

  • מספר סידורי (מק"ט, או מספר לפי יומן ניהול מלאי)
  • תיאור פריט (באופן המאפשר זיהוי סוג)
  • כמות (יחידת מדידה - למשל יחידות, ק"ג, מטרים, ליטרים, תריסרים וכו.)
  • סטטוס (מצב המלאי - למשל מלאי זמין, פגום, מלאי איטי, מלאי מת)
  • ערך המלאי (נרחיב בהמשך)
  • סה"כ שווי (כמות כפול ערך המלאי)
  • הערות (תנאים, דגשים ועוד, במידה ויש) - לא חובה מומלץ

מלאי מת

זאת סחורה שנשארה בעסק ולא ניתנת למכירה ואין לה ביקוש, או שמלאי עתי (סחורה עתית) אבל לא כלכלי להמשיך למכור אותה כאשר עלויות מכירה עולות על מחיר מכירת המלאי. (לדוגמא: ווקמנים בחנות אלקטרוניקה)

מלאי איטי

סחורה שנמכרת בצורה איטית עקב ירידה בביקוש. (לדוגמא: דגמים ישנים של סמארטפונים)

מלאי תמידי

זאת שיטת ניהול מלאי או סחורות כאשר שבכל רגע הנתון ניתן לראות ולבדוק ערך וגם כמות המלאי בעסק. בדרך כלל מדובר במערכות ניהול מלאי ממוחשבות

4.איך קובעים ערך המלאי?

ערך המלאי נמדד לפי עלות (מחיר רכישה שלכם) או שווי שוק (כמה נמכר בשוק חופשי) או מחיר מכירה נטו (עלות מלאי פחות עלויות מכירה), כנמוך שבהם. למשל: רכשתם מלאי בעלות של 1,000 ש"ח מחיר מכירה בשוק 800 ש"ח עלות מכירה של מלאי זה 300 ש"ח לכן ערך המלאי הוא 700 ש"ח הנמוך שביניהם. עלות מלאי פחות עלויות מכירה זה 1,000 ש"ח פחות 300 ש"ח מסתכם ב-700 ש"ח.

5.שלבים לביצוע ספירת מלאי?

  1. לבצע ספירת מלאי ללא התייחסות בערך מלאי סה"כ שווי
  2. לבדוק סבירות ושלמות כמות יחידות על מנת למנוע ולאתר גניבות
  3. לטפל במלאי פגום ולהפוך למלאי זמין מידי אם אפשר
  4. לקבוע ערך המלאי
  5. לקבוע סטטוסים למלאי מת ואיטי
  6. למיין מלאי לפי סטטוס - מצב המלאי
  7. לקדם מכירות מלאי איטי במבצעים או להעניק כמתנות על סילוק מוחלט, לפני ש יהפוך למלאי מת.
  8. לסלק מלאי מת כתרומות לעמותות או לנזקקים בהתנדבות ולקבל תרומות מוכרות למס הכנסה וזיכוי מס.
  9. לחסל מלאי מת עם זה להקטין מלאי סגירה במאזנים ולהקטין רווח חייב במס הכנסה, ולחסוך תשלום מס.
  10. לעשות חישוב סה"כ שווי מלאי (כמות כפול ערך המלאי)

6.האם יש דרך מסויימת לבצע ספירת מלאי נכונה?

ספירת מלאי היא מושג גבוה שבעצם אומר דבר פשוט אחד: מה יש לנו למכור ומה לא. בעולם של שירותים אין מן הסתם מלאי ובעולם של מוצרים או מסחר חנויות (RETAIL) - המלאי הוא הבסיס לקיומו של העסק. זה לא בהכרח מחייב שלכל עסק יהיה מלאי, כולנו מכירים עסקים שלמעשה מנהלים ולא מחזיקים מלאי בעצם. דבר חשוב שכדאי לקחת בחשבון הוא איזה סוג של מלאי אנחנו רוצים כדי לא להיתקע ומצד שני כדי שהלקוחות יזהו אותנו עם סוג של מלאי מסוים.

7.מה אסור לעשות כאשר מנהלים מלאי?

הכלל הראשון והכי חשוב שכאשר מנהלים מלאי מנהלים סחורות בצורה דינאמית ואורגנית. הרבה בעלי עסקים שמנהלים מלאי מסתכלים על המלאי כעל סחורה ולא בהכרח כעל משאב עסקי שיכול למנף להם את העסק לרמה הבאה. ככה, הם למעשה מפספסים, בתפיסה העתיקה הזאת, את היכולת שלהם להצמיח את העסק שלהם באופן כזה שהם ייצאו מהגבולות של השוק או התעשייה שלהם. את הניהול הטכני של המלאי יחסית קל לעשות מאחר ומדובר בטבלאות ומעקב עם תוכנות ייעודיות שיש היום. אבל ברגע שהניהול הופך להיות ניהול מלאי נכון "מנטלי" אז יכולת החיבור בין המלאי ובין בעל העסק והלקוחוך הופך לטוב יותר.

8.למה ניהול מלאי הוא אחת המקפצות הטובות ביותר של העסק?

ניהול מלאי כאשר הוא מנוהל נכון באופן מנטלי ולא דווקא טכני - הופך להיות עבודה טובה נכונה שגורמת לנושא המשעמם של ניהול סחורות ארגזים ואבק לעסק מרתק. לא מאמינים? תראו את חברת הRETAIL הגדולה בעולם - אמזון. אמזון יצרה שפה אחרת על הבסיס של ניהולי ומשלוחי מלאי ולא בכדי. מנהלי אמזון הבינו בשלב מאוד מוקדם שכולם אבל כולם מנסים למכור סחורות. אבל הרוב מפספסים את המהות הרגשית של לקבל את הסחורות ולכן יצרו תרבות של הנגשה ושילוח מהירה ופשוטה בכל ארה"ב והעולם. כנ"ל עלי אקספרס. ניהול המלאי שלהם יצר תרבות עסקית שגורמת למיליוני אנשים ברחבי העולם כל חודש להצביע ברגליים ולהעדיף אותם ולא את המתחרים הקטנים. זה לא קשור לניהול מלאי, קשור לתפיסת ניהול מלאי!

9.איך לוודא שמנהלים מלאי באופן שגם הלקוחות לנו יעריכו אותנו?

שוב, ליצור קשר רגשי. מלאי הוא לא רק סחורות ארגזים ומחסנים אפרוריים. מלאי הוא מוצרים שפותרים ללקוחות שלנו בעיות מהותיות בחיים והם מוכנים נקודתית להוציא כסף, לעתים כסף רב על מציאת פתרון מהיר ומדוייק. וזהו. לכן ניהול מלאי מוצרים הוא לא סתם מושג גנרי ומשעמם אלא הזדמנות אדירה של העסק לבלוט מבחינה תודעתית כלפי הלקוחות שירצו מאיתנו עוד ועוד ועוד ועוד!

10.כמה זמן צריך להשקיע בניהול מלאי?

ניהול מלאי נכון לא חייב לקחת הרבה זמן אם הוא מנוהל נכון אבל ברגע שמתייחסים לניהול המלאי באופן שמגדיל את העסק ואוהבים את המלאי ואת הפתרונות שנותנים ללקוחות - הכל זורם והזמן עוצר מלכת. כן גם כשמנהלים מלאי!