להלן משרדנו יבקש להסביר מי חייב לשמור ספרים, כמה זמן יש לשמור אותם ואף נחתום אותו במספר טיפים מעשיים, לרבות: פתיחת עסקים, הנהלת חשבונות, שכר, ייצוג מס, דיווח כספי ועוד.
מהם הגופים שחייבים לשמור ספרים?
על פי חוקי המס, חברות, עסקים הרשומים במע"מ ונישומים המנהלים פעילות עסקית, חייבים לשמור רישומים חשבונאיים המשקפים הכנסות, הוצאות, חשבוניות ומסמכים תומכים.
עצמאים ועסקים קטנים רבים נדרשים אף הם בניהול ספרים, כאשר מגיעה פעילותם לסף שנקבע בחוק, ותפקידם לעקוב מקרוב אחר שינויים שחלים בסף לעתים, על מנת להימנע מקנסות.
מהם המסמכים שיש לשמור?
כל הרישומים של כל עסק חייבים להיות מפורטים ומאוחסנים או שמורים באופן זמין, כך עת בה ידרשו להציגם על ידי רשות המיסים, הם יהיו זמינים ומסודרים.
בין המסמכים הנדרשים: ספרי חשבונות, חשבוניות מכירה ורכישה, קבלות, רישומי שכר, תעודות משלוח, רשימות מלאי, ועוד.
כמה זמן יש לשמור רישומים?
החוק דורש לשמור את ספרי חשבונאות והמסמכים הקשורים אליהם לתקופה בת שבע שנים מתום שנת המס אליה הם מתייחסים, או שש שנים ממועד הגשת הדוח; המאוחר מבניהם.
אמנם, לעתים ישנם אי אילו מסמכים אליהם מיוחסים כללי שמירה ארוכים או קצרים יותר, אך בדרך כלל התקופה בת שבע השנים היא הנהוגה בפועל.
השלכות של אי ניהול ספרים תקינים
כפי שצוין כבר בראשית המאמר, ניהול ספרים אינו בחירה אלא חובה חוקית, ולכן עסק שאינו מנהל ספרים או שלוקה באופן ניהול ספרים תקינים' עלול למצוא את עצמו בצרות צרורות. ביניהן:
קנסות כבדים ותביעות, ורשויות המס עלולות לאסור על העסק הוצאות או ניכויים. על חברות גדולות שאינן מנהלות רישומים תקינים, עלולות רשויות המס להקשות בעת תביעות פחת או בעת פתרון השגות מול רשות המיסים.
טיפים מעשיים ממשרד רואי חשבון המספק שירותים מלאים
כרואי חשבון במשרד גדול המספק שירותים רבים אנו ממליצים:
- להשתמש בתוכנת חשבונאות מאושרת, שמקפידה על עדכונים תדירים ולשמור גיבויים אלקטרוניים.
- להקפיד על שמירת כלל רשומות כוח האדם, כולל קבצי שכר, יחד עם רשומות פיננסיות.
- להקפיד על מדיניות שמירת מסמכים גורפת בת 7 שנים, המתויקת ומאורגנת באופן קל להצגה לביקורת
- להקפיד על שיתוף רואי החשבון בכל שינוי מתוכנן או עתידי
תפקיד המשרד שלנו הוא לטפל בניהול חשבונות שוטף ולייצג אתכם מול רשויות המס, כך שתוכלו להתמקד בצמיחה תוך שמירה על עמידה בדרישות המס.
סיכום
חובת ניהול ספרים היא גם כלי עסקי. רישומים נכונים אמיתיים ומאורגנים מאפשרים לכל עסק להגיע להחלטות מושכלות שתאפשרנה את התפתחותו ואף שומרים על העסק כשהם מספקים לרשויות את הבהירות הפיננסית הנדרשת ומונעת אפשרות של קנסות כבדים או ביקורות חוזרות ונשנות.
