מצד אחד, קיימת התחושה שהעסקת עובד פנימי או מחלקה פנימית מעניקה תחושת שליטה טובה יותר, שילוב טוב ונכון של העובדים בעסק ובתפעול השותף, אך גם למיקור החוץ ישנם לא מעט יתרונות משל עצמו וביניהם גישה לסוגי מומחיות שונים בתחום, עלות מול תועלת, גמישות במידת השירות על פי צרכי העסק ועוד.
הבחירה כאמור, תהיה תלויה בהתאמת ההערכות שייעשו - ליעדים האסטרטגיים של העסק.
להלן נבקש לעמוד על הסיבות הטובות והנכונות לבחירה במיקור חוץ חשבונאי.
הסיבות לבחירה במיקור חוץ להנהלת החשבונות
חסכון בזמן ובעלויות
אחד המניעים העיקריים לבחירה במיקור חוץ של חשבונאות הוא חיסכון בעלויות. מיקור חוץ של הנהלת החשבונות יכול להביא לחסכון עלויות וזמן של כ- 40% בממוצע. חיסכון משמעותי זה נוסע ממספר סיבות:
- נמנע הצורך מגיוס עובדים ו/או הכשרת צוות עובדי הנה"ח
- פחות משכורות, ביטוחים שונים, תשלומי פנסיה והוצאות נלוות נוספות לעובדים
- הקטנת שטח המשרדים מאחר ואין צורך בחדרים להנהלת החשבונות וכך פוחתות עלויות השכירות והעלויות הנוספות הקשורות כמו חשמל, מים וכו'
- ציוד נלווה כמו חומרה (מחשבים, מדפסות וכו) תוכנות מיוחדות ועוד
מיקור החוץ מספק גישה למיומנויות הנדרשות, שימוש בו אינו דורש העסקת צוות עובדים במשרה מלאה.
יעילות ומיקוד במטרות ופעילויות הליבה של העסק
מיקור החוץ מאפשר לעסק להסתגל במהירות רבה יותר לתנאי השוק המשתנים, תוך שמירה על יעילות תפעולית בתקופות של צמיחה או חלילה שפל.
הוצאת הנהלת החשבונות למיקור חוץ מאפשרת לעסק לפנות זמן ולהקנות יותר זמן ומשאבים לפיתוח והרחבת יכולות הליבה שלו ולמטרותיו, לקבל החלטות אסטרטגיות ולתכנן תכנונים לטווח הארוך
מומחים לשירות העסק
מיקור חוץ של הנהלת החשבונות מעניק לעסק רשת ביטחון מקיפה בכל הקשור לניהול החשבונות, מאחר וחברות שכאלה מעסיקות צוותים של רואי חשבון ומומחים בתחום המסים והפיננסים.
ריכוז כזה של בעלי מקצוע המומחים בתחומים השונים מבטיחה עמידה בחוקים השונים ומצמצמת עד למינימום את הסיכויים לטעויות שעלולות להביא חלילה לקנסות מן הצד האחד, ומן הצד השני להביא לשיפור מצבו הפיננסי של העסק בזכות אותו ריכוז ידע נרחב, המרוכז בחברת מיקור החוץ להנהלת החשבונות
יעילות טכנולוגית
לשם דיוק ויעילות מקפידות חברות מיקוד החוץ להנהלת חשבונות להשקיע בטכנולוגיה ובתוכנות המתקדמות ביותר. כלומר, מבלי שייאלץ להשקיע השקעה נוספת, זוכה העסק לגישה למערכות העדכניות ביותר, המבטיחות עמידה בכל תנאי החוקים והמסים התקפים לכל עת, בזכות העדכונים התדירים שלהם.
הפחתת סיכונים, אבטחה ופרטיות
היבט רב משמעות נוסף של הוצאת הנהלת החשבונות למיקור חוץ , הוא הגנה ואבטחת מידע.
בזכות העובדה שהן מעניקות משירותיהן לחברות רבות, מקפידות חברות מיקור החוץ על אמצעי אבטחה רבים ומגוונים לשם אבטחת מידע, סודיות ושלמות המידע של לקוחותיהם וביניהם:
- הגנה מפני אובדן נתונים,
- סיכוני אבטחה מצד שלישי,
- הגנה מפני גישה לא מורשית ועוד
כלומר, הוצאת חטיבת הנהלת החשבונות אל מיקור החוץ מקנה שקט נפשי בידיעה הבטוחה כי כל המידע הפיננסי של העסק שמור, מאובטח ובטוח.
מעבר לכך יש לזכור כי מאחר ומדובר בצוות מומחים הפועלים עצמאית (צד שלישי) ביכולתם לבקר את הנהלת החשבונות, לזהות אי סדרים או שגיאות – גם כאלה שנעשו בעבר, ולתקן אותן.
גמישות
הוצאת הנהלת החשבונות אל מיקור חוץ מאפשרת לכל עסק להתאים את שירותי החברה בהתאם לצרכים העכשוויים. כלומר, ניתן להרחיב את השירותים לצרכי העסק ובמקרים בהם מתעורר צורך לספק משאבים נוספים.
גמישות זו משמעותית הן מבחינת חיסכון כספי (אין צורך בגיוס עובדים חדשים נוספים) והן מבחינת הידיעה כי העסק שלכם יכול בכל רגע נתון להתרחב תוך שהוא שומר על כל התהליכים והחוקים.
סיכום
להנהלת חשבונות במיקור חוץ ישנם יתרונות רבים ובהם: גישה למומחים בתחומים השונים, הפחתת עלויות וסיכונים, שיפור יעילות אבטחה ופרטיות, חסכון בזמן ועוד.
בסופו של יום הוצאת הנהלת החשבונות למיקור חוץ עשויה בהחלט להיות הבחירה הנכונה והטובה ביותר עבור כל עסק הרוצה להמשיך להתפתח.