הנהלת חשבונות טובה ומקצועית נדרשת לכל עסק מאחר וקודם כל היא מאפשרת לבעליו להיות מודע כל הזמן למצבו הפיננסי. גודל ההוצאות וההכנסות, העתודות הכספיים לצורך התפתחות, ועל מנת להיות מסוגלים לעורר ענין במשקיעים פוטנציאליים שעשויים להביא את העסק לגבהים חדשים.
נשאלת השאלה האם כדאי לבעל עסק להוסיף למטלותיו הרבות, בנוסף לניהול, גם הנהלת חשבונות עצמאית. להלן נבקש להסביר את החסרונות הגלומים בניהול עצמי של הנהלת החשבונות ולהסביר כיצד האצלת סמכויות יכולה לסייע בביסוס עסק חזק יותר ויציב יותר.
מומחיות ודיוק
תחום הנהלת החשבונות מתפרס על לא מעט תחומים מורכבים, הדורשים ידע ומיומנות. מנהלי חשבונות ורואי החשבון משקיעים שנים של למידה בהכשרה מקצועית המקנה להם ידע מקיף בהכרת והבנת החוקים והתקנות גם כשהם משתנים.
הם מכירים את שלל המושגים הפיננסים, אופן הרישום, ודרישות הדיווח. כלומר, מדובר בהרבה יותר מסתם רישום של חשבונית פה וקבלה שם, אלא ישנו רצף של חוקי מס דרישות דיווח וכללים הדורשים מומחיות - על מנת להימנע מטעויות שעלולות להביא את העסק לסכנה כלכלית או לעונשים וקנסות על פי החוק
ניהול זמן
תפקידי הנהלת חשבונות על סוגיהם השונים, שכולם קשורים בסופו של דבר בכם ובעסק שלכם, גוזלים זמן יקר - מאחר ויש צורך במתן תשומת לב מרבית לפרטים.
כל בעל עסק יודע כי על כתפיו מונחות שלל משימות ומטלות הקשורות לניהול ותפעול העסק, שרובן ככולן דורשות את מלא תשומת הלב שלו. הנהלת החשבונות, שכאמור דורשת זמן רב ודיוק, עלולה לבוא על חשבון מטלות אלה, או חלילה להיות לא תקינה בשל עומס המשימות הכולל.
"פספוס" הזדמנויות
באופן הטבעי ביותר, וכשנשוב ונתייחס לסעיף הזמן והמטלות, עלול להיווצר מצב בו מנסים למצוא קיצורי דרך שונים, שעלולים בסופו של דבר לעלות ביוקר. לדוגמא: חוסר היכולת להתרכז רק בהנהלת החשבונות עלולה לגרום לאבדן הזדמנויות לחסכון בעלויות, להתייעלות ויצירת הכנסות ואפילו לניהול סיכונים תקין.
רואי חשבון מקצועיים יודעים איך לפנות אל המשימות העומדות לפניהם באובייקטיביות ועם חשיבה אסטרטגית, לזהות הזדמנויות לתכנון והקלות מיסים, ועוד. או במילים אחרות, אובדן האובייקטיביות וכובדן של כלל המטלות עלול להביא להפסד הזדמנויות משמעותי.
דיווחים ורשויות
הנהלת חשבונות לקויה עלולה להשית על העסק קנסות ועונשים, במקרה ויתגלו במהלך ביקורות טעויות או שגיאות.
גם אם אלה נעשו בתום לב כולנו מכירים את המשפט "אי ידיעת החוק אינה פוטרת מעונשו". בתחום החשבונאות חלים לא אחת שינויים בתקנות, בחוקי המס ובסטנדרטים החשבונאיים המחייבים את רואי החשבון להישאר מעודכנים כל הזמן.
הנהלת חשבונות מקצועית תספק הגנה מפני טעויות שכאלה מפני שרואה החשבון ידע ויכיר את אופן הדיווח הנכון, תוך הקפדה על הכנת הדוחות באופן שעמדו בכבוד בפני כל ביקורת של הרשויות הרלוונטיות.
סיכום
למרות שעל פניו נראה כי ניהול עצמאי של הנהלת החשבונות הוא מעשה נכון מבחינת עלותו הראשוני, ניתן להבין ולדעת כי מדובר בנושא מורכב שופע דקויות הגוזל זמן רב ודורש ידע נרחב ועל כן אינו כדאי בסופו של דבר.
הפקדת הנהלת החשבונות בידיו האמונות של רואה חשבון עצמאי מקנה מרווח להתמקד בטיפוח העסק באופן הבטוח ביותר.