המעבר לחברה בע"מ הוא תהליך משמעותי שמצריך תכנון מקצועי ומסודר בכל היבטי העסק. להלן הנקודות המרכזיות שיש לטפל בהן בתהליך:
רישיונות ואישורים
מומלץ להתחיל קודם כל ממסמכים רשמיים של החברה, ואישורים המבטיחים פעילות תקינה בהתאם:
- מסמכי התאגדות של החברה (תעודת התאגדות, תקנון חברה, פרוטוקולים שונים)
- מסמכי פתיחת חשבון הבנק (אישור ניהול חשבון)
- מסמכי פתיחת תיקים ברשויות (תעודת עוסק מורשה, אישור ניהול ספרים וניכוי מס במקור)
- לבדוק מהם הרישיונות הנדרשים ומה מעמדם בגופים כמו משרד הבריאות או משרד הכלכלה והתעשייה
- לבדוק מול הרשויות המקומיות רישוי עסקים את דרישות המעבר (רישיון עסק מקומי דרך עירייה)
תהליכים עסקיים
זה בדיוק הזמן לשינויים וזמן לעשות סדר, ולעשות מה שלא עשינו עד עכשיו ורציתם תמיד לשנות בעסק הקיים, למשל:
- לשנות תהליכים
- לקבוע נהלים כתובים
- לקבוע הנחיות
מסמכים המסבירים לעובדים חדשים מה תהליך עבודה ומה הם התהליכים בחברה, צריכים להיות נגישים לכל עובד, וניתנים לעדכון בהתאם לנסיבות אם צריך.
אחריות ותדמית
מיום מעבר לחברה אתם כמנהלים רשמיים של החברה ואתם מחויבים לדירקטוריון ובעלי מניות לתת דין וחשבון על התנהלות תקינה של החברה. אם זה בשיחות חתך עם עובדים, לקוחות וספקים. תמיד אפשר להזכיר שקיימים נהלים מסודרים שנקבעו בדירקטוריון ואתם כמנהלים מחויבים לנהלים וחייבים לתת דין וחשבון לדירקטוריון ולבעלי מניות. המטרה של חברה זה להתפתח ולהבטיח לכלל הארגון התפתחות וצמיחה כלכלית, מחויבים למשכורות הוגנים וגם לרווחים של בעלי מניות.
תהליכים כספיים
- לעדכן נהלים, סמכויות ומבנה ארגוני – כולל מינוי מורשה חתימה בחברה.
- לקבוע מנגנוני בקרה פנימיים וספי אישור כספיים
(לדוגמה: מעל 1,000 ש"ח – מנהל, מעל 10,000 ש"ח – שני מנהלים, מעל 100,000 ש"ח – גם מנכ"ל) - להקפיד על רישום מדויק של השקעות/משיכות בעלים, תוך מודעות להשלכות מס
(משיכת יתרה מעל 100,000 ש"ח תיחשב כחלוקת דיבידנד ותיצור חבות מס על דיבידנד) - להטמיע תרבות ניהולית חדשה שמחויבת לדירקטוריון ובעלי המניות
עובדים
1. עריכת רשימה מלאה של העובדים העוברים לחברה
2. ניסוח והחתמת העובדים על הסכם מעבר המסדיר על תנאי העסקה בחברה (דוגמא למכתב הודעה עוד PDF), בכל מקרה הסכם צריך לכלול: תפקיד, שכר, ותק, ימי חופשה ומחלה, הבראה, וזכויות נוספות.
3. מומלץ להיעזר בעו"ד לבדיקת ההסכמים
4. לקבוע עם כל עובד שיחה מסודרת ולסכם מעבר, אשר להסביר שחברה מושכת כל התחייבויות לעובדים, וותק וימים צבורים כמו יומי חופשה ומחלה.
קיימת אפשרות לעשות גמר חשבון בעוסק מורשה ולקלוט עובדים בחברה מחדש, אך השיטה זאת פחות עובדת בפועל כי בעלי עסקים לא רוצים לפגוע בצוות עובדים הקיים, ורוצים לעשות כמה שפחות שינויים בתנאי עסקה.
מלאי
כמו כל שנה גם ביום המעבר שתקבעו חייבים לעשות ספירת מלאי בהתאם:
1. לערוך ספירת מלאי וחומרי גלם, לפי: פרטי מוצר, סוג מוצר, מצב מוצר, ערך או עלות, סיווג (מהיר, איטי, מת)
2. לגלות ולתעד פערים ולטפל בהם בהתאם:
- מלאי חסר- לבדוק גניבות
- מלאי מת ליישם נוהל השמדת מלאי
- מלאי איטי לקדם למכירה או שימוש
3. להעביר מלאי לחברה לפי עלות או שווי שוק הנמוך, תוך תיעוד ודיווח מסודר (צריך לעשות מכירה לחברה)
ספקים
התהליך מאוד פשוט, אתם צריכים למנוע מצבים שאם ספק מספק לכם שירות או סחורה, ומפיק חשבונית, החשבונית צריכה להיות לכבוד החברה ולא על שם העסק, שאתם תוכלו להתקזז וגם לשלם דרך החברה. לכן יש לעשות לפי הסדר:
- לערוך רשימת ספקים עם פרטי קשר
- להכין ולשלוח מכתבי עדכון על מעבר להחברה עם פרטים חדשים: שם ומספר חברה (ח"פ) ותיק ניכויים
- לנסות להסדיר חובות ישנים מול העוסק המורשה על מנת לסגור
- לפחות בהתחלה להזכיר כל פעם שמעכשיו עסקאות חדשות מול החברה ולא מול עוסק מורשה
לקוחות
לבדוק הסכמים עם לקוחות, עם לקוחות שרגילים לעבוד עם עוסק מורשה באופן שוטף, צריך למנוע מצב עושים העברות לחשבון בנק של העסק שנסגר, במקום העברה לחשבון החברה. לכן מומלץ להתכונן קודם:
- להכין רשימה מסודרת עם פרטי קשר של לקוחות
- לשלוח מכתבי עדכון ללקוחות – ברכות, עסק עבר לחברה, עם פרטי חברה ופרטי חשבון בנק החדשים
אם צריך לעשות תוספת להסכם הקיים על מנת לשנות פרטי נותן השירות או מוכר, ניתן לעשות זאת בקלות נספח להסכם. אפשר להיעזר בעורך דין.
לקוחות החייבים - אם יצאה חשבונית, אז לנסות לקדם גביה ולסגור חובות הישנים בהתאם לתנאי הסכם
מקדמות מלקוחות - אם לא יצא חשבונית, אז להקדים הספקת שירות או הספקת מוצר ולסיים עסקה
הכי חשוב, להבטיח שכל חשבונית מיום המעבר ואילך תצא ע"י החברה
מידע רגיש ומערכות מידע
- להכין רשימה של מערכות מידע, תוכנות, אינטגרציות ו-CRM.
- להבטיח העברת בעלות והגנה על מידע רגיש לפי חוק הגנת הפרטיות.
- לפנות לספקי השירות להעביר זכויות ניהול לבעלות החברה החדשה.
רכוש קבוע וציוד
- לערוך רשימה מלאה של רכוש קבוע, מצבו וערכו.
- לזהות ציוד שלא קיים בפועל – למחוק ולזקוף כהוצאה.
- רכוש שלא נרשם – לעדכן ולרשום.
- לבצע העברה מסודרת עם תיעוד ומיסוי בהתאם.
קופות וניהול מזומנים
- להקים כרטיס חברה חדשה בכל מערכות הנה"ח והקופות.
- לשמור נתוני עוסק מורשה לשבע שנים לפחות.
- כל תנועה חדשה – תחת החברה בלבד.
הלוואות ואשראי
- לרשום את כל ההלוואות והאשראי.
- לבחון תנאים חדשים ואפשרות להעביר לחברה.
- לבצע העברה מלאה או הסדר חדש מול המממנים.
נכסים ונכסים דיגיטליים
- לרשום כל נכס, כולל נכסים דיגיטליים (אתרים, דומיינים, קמפיינים).
- לבדוק אם להעביר כהשקעת בעלים או למכור לחברה (ולבחון יתרונות מס).
- לתכנן מהלך בשיתוף רו"ח כדי למקסם יתרונות פחת וחיסכון במס.
נכסי נדל"ן
- לבחון כדאיות העברת נכסים לחברה (לצד מיסוי ומס רכישה).
- לבדוק אפשרות להשכיר נכסי נדל"ן לחברה ולהימנע מהעברת בעלות יקרה.
- לבחון היטב עם רו"ח ועו"ד נדל"ן.
המלצות
- לעגן הכל במסמכים רשמיים וחתומים (כולל פרוטוקול מעבר).
- לתאם את המהלך עם רואה החשבון והעו"ד מראש.
- להכין לוח זמנים ומעקב לביצוע מסודר של כל שלב.
- לשמור נתונים ומסמכים לתיעוד עתידי מול הרשויות